ちょっとの工夫でデキル女に!仕事をテキパキ進めるコツ

「テキパキと仕事が進められない。周りの人はサクサク進めているのに私はなんで?」と『仕事の遅さ』に悩んだ経験はないですか?

仕事を早くするには、ちょっとしたコツがあります。

そのコツを知っているのと、知らないのではスピードが段違い。

なかなか先輩も教えてくれない仕事の『時間短縮法』、今回は3つのコツをご紹介します。


コツ1●TODOリストを活用
仕事に手をつける前にTODOリスト(作業一覧)を作りましょう。

例えば 「A社○○さんに電話を11時にかける」、「会議室の予約を13時までにする」など、自分の行動を細かくリスト化します。

適当に書いたメモでは「A社で合ってる?」「何時に○○するんだったっけ?」と、いちいち迷うこともありますよね。

リスト化すると全体の作業量の確認になりますし、詳細があれば迷わず行動できるから時間短縮になります。

作業を終える度に、その項目を色づけすると達成感が出るのでオススメです。

「仕事しなきゃ」と重荷に思うより、「1つ作業を完結できた」とプチ成功を喜んでみては?


コツ2●手帳を活用
オススメは、マンスリーのような大枠ではなく、
例えば1日のスケジュールが「8時~19時」の30分刻みで、縦方向に並んでいるようなタイプ。

1日のスケジュールが細かく書ける方が分かりやすいでしょう。

使い方は、前日の夕方に「明日の仕事」を洗い出して「10~12時会議」、「13~15時資料作り」など、予定時間を決めるのがスマートです。

始業と終業に合わせて時間割を決めて業務全体を見るすることで、
その日の空き時間を把握したり、ダラダラ仕事をすることもなくなりますよね。

「手帳」で時間を管理して、「TODOリスト」で作業の詳細を把握するというように使い分けてみてくださいね。


コツ3●質問・疑問の解消はまとめて
分からないことがある度に、質問していませんか?

「分からないこと」を解消するのは大切ですが、作業を進める中で他にも質問が出てくるかもしれません。

まずは仕事全体に目を通してから、質問はまとめてするのが自分にとっても相手にとっても時間短縮になります。

メールや電話も同じこと。その都度その都度で反応せず、いくつかを一度に質問や報告する方が良い場合もあります。


コツ4●メールチェックを小まめにしない
また緊急時を除き、メールチェックを数分おきに行うのもNGです。

手帳を活用して「毎時0分にメールチェック」とタイミングを決めるようにしましょう。

なおメールは、「訂正メール」が届いている可能性があります。

二度手間を避けるために、まずは受信一覧をざっと確認しましょう。

訂正前のメールを読むのは時間がモッタイナイですよね。送信日時が新しいメールから目を通すというのも手です。


「木を見て森を見ず」というコトワザもあるように、感覚的に仕事をすると、どうしてもムダが増えてしまいます。

「全体を把握してから作業を細分化する。1つ1つ完結していく」という意識が大切です。

時間短縮のコツを実践して仕事のできるイイ女を目指してくださいね。
by 萩原美月